בניית KPI's
KPI#פוסט שני מתוך שלושה במיני סדרה על KPI's
בפוסט הקודם הגדרנו מה זה KPI ומה המשמעות, בפוסט זה אסביר כיצד נבנה או נגדיר KPI’s בעצמנו.
כדי להגדיר KPI נתחיל ב
הגדרת מטרה
ראשית, נגדיר מטרה ספציפית.
לשם כך נשאל
- מה התוצאה הרצויה לך?
- מדוע התוצאה הזו חשובה?
שנית, נוודא שניתן למדוד התקדמות לקראת מטרה זו. שכן, לא ניתן לנהל מה שלא ניתן למדוד.
לשם כך נשאל
- כיצד נמדוד את ההתקדמות?
שלישית, נוודא שהמטרה היא ברת השגה וריאלית
נשאל
- האם המטרה הספציפית שהגדרנו ניתנת להשגה?
- מי אחראי על השגת המטרה?
- מי יכול להשפיע על השגת התוצאה הרצויה?
לאחר מכן, נבדוק האם המטרה רלוונטית למטרת העל או להצלחת הארגון
- איך השגת המטרה תקדם את הארגון?
- איך התוצאות ישפיעו על הארגון?
ולבסוף, נגדיר פרקי זמן קבועים למדידת ההתקדמות
- האם נכון למדוד התקדמות כל יום/ שבוע/ חודש/ רבעון?
ברגע שהגדרנו מטרה ברורה וספציפית שניתנת למדידה, רלוונטית להצלחה הכללית של הארגון, ריאלית להשגה ויכולה להימדד בפרקי זמן קבועים, הרי לנו -
KPI
המדד שיצביע האם אנו בכיוון הנכון להצלחה או לא, ייצא מתוך זה בצורה ישירה. אבל (גדול) לרוב המדד הישיר לא יספיק ונרצה לחשוב על מדדים נוספים שיאפשרו לנו לקבל את המידע, להציף את הבעיות ולהניע לפעולה כפי שדיברנו בפוסט הקודם.
לדוגמה,
בחברות הייטק רבות היום מתקשים בגיוס עובדים. נגיד שמטרת העל שלי היא גיוס עובדים, ואחת הדרכים שיכולות לסייע היא שיטת ״חבר מביא חבר״.
נגדיר מטרה = גיוס עובדים בעזרת המלצות של עובדים קיימים
מה תיחשב הצלחה ספציפית מבחינת החברה? = גיוס 15 משרות בשנה באמצעות ״חבר מביא חבר״
Lag & Lead Indicators
מה הKPI’s שיאפשרו לי לראות בזמן נתון האם אני בכיוון להשגת המטרה הזו?
הKPI הישיר שיוצא מתוך הגדרת המטרה הספציפית הוא-
מספר עובדים שגייסתי באמצעות ״חבר מביא חבר״ מתחילת השנה.
אך מדד זה אינו מספיק, כיוון שהוא יכול לעמוד על 0 לאורך זמן ולא נדע איך ״להזיז״ את המספר הזה. מדד זה ייקרא בעגה המקצועית מדד מסוג Lag Indicator. מדד מסוג זה מודד פלט, כלומר מדד שיכול לתעד בדיעבד את מה שכבר קרה.
לכן, נרצה לבחון בנוסף Lead Indicators מדדים מובילים שמנבאים ויכולים להשפיע על התוצאה.
לדוגמה,
כמה המלצות קיבלנו מעובדים קיימים. נרצה לדעת כמה מתוך ההמלצות שהתקבלו עברו את השלב הראשון של סינון ״קורות החיים״. נרצה לדעת איזה אחוז מהמועמדים המומלצים סיימו את התהליך והפכו לעובדים מן המניין. נרצה לדעת מה אחוז עובדי החברה שבכלל הציעו מועמדים מלכתחילה.
בעזרת הKPI’s הללו נוכל לדעת לא רק האם אנחנו צועדים לעבר השגת המטרה (שהיא כאמור, גיוס 15 עובדים בשנה בשיטת ״חבר מביא חבר״), אלא גם איפה ה״בעיות״ ומה עלינו לעשות כדי להתקדם לעבר השגת התוצאה הרצויה.
כל אחד מהמדדים שהזכרתי יכול להצביע על הרבה כיוונים שונים. לשם הקיצור נתייחס לדוגמה אחת,
אם מלכתחילה אחוז ממש קטן מעובדי החברה ממליץ על מועמדים נרצה לחשוב מה ניתן לעשות כדי לגרום לעובדים הקיימים להשתתף במאמץ הגיוס.
יתכן שנציע תמריץ כדוגמת פרס כספי עבור כל מועמד שיתקבל. יתכן שנרצה לעשות שיחות עם עובדים ולהשתמש ״בכאב״ על מחסור בכח האדם בצוותים כמניע לפעולה ובקשת עזרתם בנושא. יתכן שנקבע זמן מסוים על שעות העבודה בו נבקש מעובדים לפרסם את המשרות הפתוחות לחברים. ויתכן שנעשה גם וגם וגם.
כל KPI בעצמו יוביל למסקנות ופעולות שנעשה כדי להזיז את התוצאות לכיוון הרצוי.
בפוסט הבא נדבר על איך לתחזק ולשמר KPI’s
